Uma das grandes dúvidas, para quem não conhece muito ou não tem experiência com as demandas de auditoria, é entender como funcionam os processos de notificações e como realizar essas funções de forma fidedigna, para que o hospital funcione de maneira adequada.
Hoje vamos explicar esses processos de forma detalhada, para você que se interessa pela área da auditoria, mas ainda não sabe bem como funciona, vamos lá?
Para começar precisamos entender que existem 5 etapas desse processo, sendo elas:
1- Cadastro de Não Conformidades
2- Análise de Causa
3- Plano de Ação
4- Verificação de Eficácia
5- Padronização e Divulgação
Agora, vamos descobrir mais afundo para o que cada um serve:
1-Cadastro de Não Conformidades: é a primeira etapa do processo, serve para notificar e corrigir os erros que ocorrem. E existe geralmente em hospitais com Núcleo de serviço do paciente, e em hospitais acreditados e com escritório.
2- Análise de Causa: nessa etapa, é onde se analisa a causa, busca qual a causa raiz do problema, e entende onde a “não conformidade” aconteceu e porque aconteceu, porque aquele evento ocorre, e também o que pode estar dando errado nesses processos.
3- Plano de Ação: é o nível três do processo, só depois de cadastrar e de entender a não conformidade, e analisar a causa raiz dela, é que se tem o plano de ação ligado a ela.
Ou seja, é o momento em que vai ser trabalhado esse plano de ação. é nessa etapa também que geralmente só hospitais acreditados, conseguem chegar nesse nível.
4- Verificação de Eficácia: Nessa etapa, se vai até o local checar se a ação do nível anterior foi implantada e implementada, caso tenha sido, é verificado se realmente resultou no resultado desejado, e com esse resultado é para não acontecer mais o erro anterior.
5- Padronização e Divulgação: os hospitais de nível cinco, são os que põe em prática todos os níveis anteriores, pois passam de fato por todas essas etapas. O hospital conseguiu analisar a causa raiz, entendeu qual era a falha do processo, criou um plano de ação para resolver a falha desse processo, depois desse plano ser implantado e implementado, houve a verificação da eficácia. E a partir dessa verificação aprovada, pôde padronizar e divulgar no hospital para que todos fizessem da maneira correta.
Para concluirmos, é importante saber que é muito difícil encontrar instituições que realizam todas etapas de maneira fidedigna nesse processo de notificação, geralmente os hospitais não passam da primeira etapa, pois esses processos sequer existem neles. Já na análise de causa raiz, alguns até realizam, porém não de maneira fiel, ou seja, não se tem como usar a análise de causa raiz para pôr em prática o plano de ação eficaz.
Alguns hospitais até chegam na terceira etapa, mas param aí e não conseguem ir adiante, na verificação da eficácia, etapa essa, que não necessariamente quer saber se a ação sugerida na etapa três realmente foi implantada. Já que uma ação pode muito bem ser implantada, com a intenção e a promessa de que vai fazer uma grande diferença, e no final não ter um desfecho positivo algum. Ou seja, o plano de ação traçado, por consequência da análise causa, não consegue resolver o problema. E assim não ocorre o resultado esperado.
Essas são as etapas da notificação do auditor, e a importância de cada uma delas dentro de uma instituição de saúde, é um trabalho de extrema importância, e realizar essas etapas eleva as instituições de saúde ao melhor nível.
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