Esta tem sido uma afirmativa e interrogação ouvida com certa frequência de proprietários, diretores e executivos de empresas, angustiados diante desta triste constatação. Inicialmente, apesar de tudo e da infeliz surpresa, a primeira atitude deve ser de agradecer a quem foi o
responsável pela descoberta da fraude. Imagine se a empresa não consegue descobri-la agora, mas só bem mais tarde, com algumas semanas, meses ou talvez anos depois. Quanto dinheiro e recursos não teriam ido para o ralo e possivelmente sem volta, por conta desta demora na descoberta? Geralmente, as perdas nestas situações são diretamente proporcionais ao tempo de execução da fraude, já que elas começam pequenas e vão aumentando consideravelmente com o tempo. Além disso, a prática tem demonstrado que inversamente proporcional é a recuperação dos recursos desviados em relação ao montante perdido. Quanto maior for a perda com a fraude menor será a chance de a empresa recuperar estes recursos extraviados.
Descobri uma fraude, o que faço agora? Antes de se responder esta pergunta, necessário se faz responder outra: “o que não se deve fazer quando se descobrir uma fraude?”.
Eis 5 atitudes que NÃO se deve fazer quando se descobre uma fraude:
1. Sair divulgando para “todo mundo” que se descobriu uma fraude, pois se assim o fizer o fraudador poderá tomar conhecimento e a empresa perderá o elemento surpresa da investigação e ainda facilitará ao fraudador destruir provas e até se demitir antes da abertura de algum processo administrativo interno e/ou criminal;
Contratar ou nomear qualquer um para investigar a fraude.
2. Como em qualquer outra área especializada, necessário se faz contratar empresas ou profissionais competentes e experientes em lidar com estas situações. Um profissional inexperiente poderá colocar tudo a perder, bem como diminuirá as chances da empresa de recuperar os valores perdidos e de se descobrir realmente o que aconteceu;
Desligar imediatamente o principal suspeito da fraude.
3. Esta é uma péssima atitude, pois pode ocasionar várias consequências, como: cometer injustiças, desligando pessoa inocente; atrapalhar a investigação; dificultar a identificação de outros possíveis envolvidos; deixar de desligar o responsável pela fraude por justa causa; aumentar o risco de perda, quando da existência de processos trabalhistas futuros contra a empresa;
Coagir empregados ou adotar métodos ilegais de investigação.
4. Os fins não justificam os meios. A empresa tem o direito e até o dever de proceder a uma investigação interna para a apuração completa dos fatos e a identificação, se possível, dos responsáveis pela fraude, contudo, tudo isso deve ser feito obedecendo rigorosamente à legislação vigente. Se assim não o fizer, os responsáveis por tais desvios na investigação poderão responder civil e até criminalmente pelos seus atos. É ilegal a escuta e gravação telefônica, o acesso ao correio eletrônico particular dos empregados, o uso de violência ou ameaça para se conseguir uma confissão etc. Alguns desses, só são permitidos a entidade policial e, mesmo esta, em algumas situações, só com a autorização prévia do Judiciário. O uso de violência, de ameaça e de coação não é permitido a ninguém, nem mesmo a entidade policial. Provas colhidas de forma ilegal não tem validade jurídica para serem usadas contra os envolvidos na fraude;
Precipitar-se nas decisões e agir pela emoção.
5. Nestas situações há de se ter muita calma e prudência. Precipitar-se no agir, geralmente só trazem prejuízos à investigação, diminuem as chances de se descobrir o que realmente aconteceu e aumentam os riscos de contingencias civis e trabalhistas futuras contra a empresa. As atitudes e decisões, respaldadas muitas vezes no calor das emoções, são comumente irracionais, inoportunas e inadequadas.
Um dos primeiros passos, no caso de uma descoberta de fraude.
Será a contratação de uma empresa especializada nesta área ou a nomeação de um profissional experiente para a condução do processo administrativo interno.
Outros passos importantes
Tudo deve ser documentado, principalmente os depoimentos de todos os colaboradores que possam ter ligação direta ou indireta com a fraude identificada, a fim de se constituir provas testemunhais. Outra recomendação é que se deve garantir a ampla defesa e o contraditório dos acusados, a fim de se observar a legislação e aumentar consideravelmente a chance de sucesso, quando de um possível processo trabalhista futuro contra a empresa, movidos pelos empregados envolvidos.
7 Perguntas da Investigação
Como se diz, “aprender com os erros é um ato de sabedoria”. A investigação da fraude é também um excelente instrumento de informação e de aprendizagem, para que a empresa possa identificar onde os seus controles internos falharam e o que pode ser feito para não cair novamente na mesma fraude ou em outras situações semelhantes. A investigação buscará responder a sete perguntas principais:
1) Quem (who) concretizou a fraude?
2) O que (what) é a fraude?
3) Por que (why) a fraude foi efetivada?
4) Quando (when) a fraude foi realizada?
5) Onde (where) a fraude aconteceu?
6) Como (how) foi efetuada a fraude?
7) Quanto (how much) de perda financeira e material ocorreu com a fraude?
Outras considerações importantes
Adotar uma postura firme e punir exemplarmente os culpados identificados, após um processo administrativo interno, com ampla defesa e contraditório, é também uma ação preventiva contra outras situações futuras semelhantes. A impunidade ou o sentimento dela é uma motivação para que outros venham também praticar fraudes contra a empresa. Investir na prevenção gera maiores resultados, do que se agir reativamente. Ter uma Auditoria Interna ou contratar periodicamente uma auditoria externa para avaliar os controles comumente reforça bastante a segurança interna e se previnem muitas possíveis fraudes e erros, apesar de se saber que não existe segurança cem por cento.
A questão é sempre diminuir o risco de exposição. Outra medida preventiva é investir na gestão de riscos de seus processos organizacionais e ter um canal de ética ativo. Enfim, se a empresa agir rigorosamente dentro da legalidade, com pessoas competentes na condução da investigação da fraude, ela terá, com certeza, mais chance de entender como, onde, quando e porque ocorreu à fraude, identificar e punir exemplarmente os fraudadores, bem como recuperar o máximo possível dos recursos extraviados.
Humberto Ferreira Oriá Filho
Administrador, Contador, Bacharel em Economia, Especialista em Auditoria Interna e Mestre em Controladoria. Autor do livro “As fraudes contra as organizações e o papel da Auditoria Interna”.